Wie erstellt man eine ToDo-Liste effizient? Schreibt man nicht einfach alles auf, was am Tag erledigt werden muss?
Im Prinzip schon, jedoch gibt es da ein paar Tipps, die mir das abarbeiten erleichtern und mich mehr schaffen lassen als sonst 🙂
#1 Überblick verschaffen
Zuerst ist es natürlich wichtig zu wissen, was du alles machen musst. Daher würde ich dir empfehlen, dass du einmal ALLES aufschreibst, was getan werden muss – am besten auch im Haushalt! – und was du tun MÖCHTEST.
- Müssen noch Rechnungen bezahlt werden?
- Welche Blogbeiträge müssen erstellt werden?
- Musst du an deiner Webseite etwas aktualisieren?
- Musst du in den Sozialen Medien posten?
- E-Mails schreiben?
- E-Mails beantworten?
- Kundenprojekte?
- Wäsche waschen?
- Putzen?
- Was möchtest du optimieren?
- Was möchtest du umsetzen?
- Welches Projekt möchtest du starten?
#2 Kategorisieren
Wenn du so bist wie ich, hast du vermutlich jetzt mehrere Din A4-Seiten mit ToDos vor dir 😀 War es nicht der Plan, eine effiziente ToDo-Liste zu erstellen? 😉 Ja, warte, dazu kommen wir gleich.
Zuerst müssen wir deine ToDos in Kategorien teilen – wir bedienen uns hier dem Eisenhower-Prinzip. Wahrscheinlich kennst du sie schon oder kennst eine abgewandelte Version davon.
1./A ist die Kategorie, die SOFORT erledigt werden muss
2./B ist die Kategorie, die WICHTIG, aber nicht dringend ist
3./C ist die Kateogrie, die DRINGEND, aber nicht wichtig ist
4./D ist die Kategorie, die weder dringend noch wichtig ist.
Für die Kategorie 1 brauchen wir einen Feuerlöscher, unser Ziel ist es jedoch, dass wir das Feuer einmal löschen und danach nie wieder müssen. Kategorie 2 sind die wichtigen Dinge, die deinen Lebensunterhalt finanzieren. Kategorie 3 sind Dinge, die du ggf. delegieren kannst (z. B. an einen virtuellen Assistenten, wenn du keinen Mitarbeiter hast). Kategorie 4 sind die ToDos, die wir mal ganz schnell in den Papierkorb werfen (oder zumindest vorübergehend ausblenden).
ACHTUNG: Bevor du jetzt alle Sachen, die du in Zukunft umsetzen möchtest, in die Kateogrie 4 steckst, überlege ganz genau, ob sie nicht ggf. in die Kategorie 2 gehören, weil sie wichtig sind, um dich weiterzuentwickeln und dir natürlich auch mehr Geld einbringen!
#3 Kleine Happen packen
Wenn du so bist wie ich, dann schreibst du dir gerne ToDos wie „Website“, „Social Media“ oder Ähnliches auf. An sich ist das nicht verkehrt, es gibt nur ein großes Problem an der Sache: Sie sind viel zu schwamming formuliert, zu diesen Punkten gehören in der Regel ganz viele Unterpunkte. Bei einem großen Punkt vergisst man oft kleine Teilaufgaben, man kann keine genaue Zeiteinschätzung treffen, weil der Überblick fehlt, und wo soll man überhaupt anfangen?
Was muss z. B. bei der Webseite gemacht werden? Muss die ganze Webseite gestaltet werden? Dann wären kleine Happen wie Brainstorming, Struktur, Navigation, Absprache mit Designer etc. viel besser nachzuvollziehen und vor allem – einzuschätzen. Wenn du neue Blogposts schreiben möchtest, schreib dir am besten für jedes Thema einen eigenen Punkt auf deiner ToDo-Liste, bedenke bei umfangreichen Blogposts auch Recherche und grafische Aufbereitung. Am besten arbeitest du Blogposts im Batch-Working ab.
#4 Zeitaufwand schätzen
Jetzt kommen wir zu dem Punkt, der mein Leben unfassbar erleichtert hat, was die Tagesplanung angeht! Schreibe dir hinter jedem Punkt die Zeit, die du vermutlich für die Erledigung brauchen wirst. Sei hier auf jeden Fall realistisch und überschätze dich nicht. 🙂 Wenn deine Schätzung zu niedrig ist, kommst du beim Erledigen deiner ToDos ins Straucheln, weil du dir zu viel vorgenommen hast!
Wenn du den Zeitaufwand schätzt, bedenke z. B. beim Erstellen eines Instagram Posts oder Blogposts daran, dass du auch die Zeit miteinplanst, die du benötigst, um Bilder herauszusuchen bzw. anschließend auf Instagram aktiv zu sein.
#5 Must-Do & Wanna-Do
Ich habe jeden Tag DREI ToDos auf der ToDo-Liste, die gemacht werden müssen. Schreib dir wirklich nur drei große ToDos auf, die wirklich dringend erledigt werden müssen.
Bedenke hierbei, wie viel Zeit du an dem Tag hast, um diese ToDos zu erledigen. Plane aber sowohl deine Pausen ein (wirklich!!) und lasse einen Puffer für unvorhergesehene ToDos oder Probleme. Suche die ToDos ggf. gemäß des Batch-Working-Prinzips aus, damit du fokussiert arbeiten kannst. Wenn du nur viele kleine Tasks hast, kannst du auch mehr aufschreiben, aber übertreibe nicht! Ich würde maximal 80 % deiner verfügbaren Zeit verplanen.
Wenn du deine drei MUST DOs aufgeschrieben hast, hast du nun Platz für 1-2 WannaDos. Welche das sind, darfst du natürlich selbst entscheiden. Empfehlen würde ich dir auf jeden Fall welche aus der Kategorie 2 – suche dir Aufgaben aus, die dir einerseits Freude bereiten, dich andererseits aber auch weiterbringen, egal ob durch Weiterbildung oder durch mehr Produkte/Angebote. 🙂
BONUS-TIPP: Wochenziele definieren
Im Übrigen erreichst du deine großen Ziele leichter, wenn du sie in Monats- und Wochenziele teilst. Aus diesen Wochenzielen kannst du dann deine Tages-ToDos ableiten.
Viel Erfolg bei der Erstellung deiner ToDo-Liste 🙂
Liebe Grüße
Franzi
