5 einfache Tipps, wie du deine ToDo-Liste effizient gestaltest

Wie erstellt man eine ToDo-Liste effizient? Schreibt man nicht einfach alles auf, was am Tag erledigt werden muss?

Im Prinzip schon, jedoch gibt es da ein paar Tipps, die mir das abarbeiten erleichtern und mich mehr schaffen lassen als sonst ­čÖé

#1 ├ťberblick verschaffen

Zuerst ist es nat├╝rlich wichtig zu wissen, was du alles machen musst. Daher w├╝rde ich dir empfehlen, dass du einmal ALLES aufschreibst, was getan werden muss – am besten auch im Haushalt! – und was du tun M├ľCHTEST.

  • M├╝ssen noch Rechnungen bezahlt werden?
  • Welche Blogbeitr├Ąge m├╝ssen erstellt werden?
  • Musst du an deiner Webseite etwas aktualisieren?
  • Musst du in den Sozialen Medien posten?
  • E-Mails schreiben?
  • E-Mails beantworten?
  • Kundenprojekte?
  • W├Ąsche waschen?
  • Putzen?
  • Was m├Âchtest du optimieren?
  • Was m├Âchtest du umsetzen?
  • Welches Projekt m├Âchtest du starten?

#2 Kategorisieren

Wenn du so bist wie ich, hast du vermutlich jetzt mehrere Din A4-Seiten mit ToDos vor dir ­čśÇ War es nicht der Plan, eine effiziente ToDo-Liste zu erstellen? ­čśë Ja, warte, dazu kommen wir gleich.

Zuerst m├╝ssen wir deine ToDos in Kategorien teilen – wir bedienen uns hier dem Eisenhower-Prinzip. Wahrscheinlich kennst du sie schon oder kennst eine abgewandelte Version davon.

1./A ist die Kategorie, die SOFORT erledigt werden muss
2./B ist die Kategorie, die WICHTIG, aber nicht dringend ist
3./C ist die Kateogrie, die DRINGEND, aber nicht wichtig ist
4./D ist die Kategorie, die weder dringend noch wichtig ist.

F├╝r die Kategorie 1 brauchen wir einen Feuerl├Âscher, unser Ziel ist es jedoch, dass wir das Feuer einmal l├Âschen und danach nie wieder m├╝ssen. Kategorie 2 sind die wichtigen Dinge, die deinen Lebensunterhalt finanzieren. Kategorie 3 sind Dinge, die du ggf. delegieren kannst (z. B. an einen virtuellen Assistenten, wenn du keinen Mitarbeiter hast). Kategorie 4 sind die ToDos, die wir mal ganz schnell in den Papierkorb werfen (oder zumindest vor├╝bergehend ausblenden).

ACHTUNG: Bevor du jetzt alle Sachen, die du in Zukunft umsetzen m├Âchtest, in die Kateogrie 4 steckst, ├╝berlege ganz genau, ob sie nicht ggf. in die Kategorie 2 geh├Âren, weil sie wichtig sind, um dich weiterzuentwickeln und dir nat├╝rlich auch mehr Geld einbringen!

#3 Kleine Happen packen

Wenn du so bist wie ich, dann schreibst du dir gerne ToDos wie “Website”, “Social Media” oder ├ähnliches auf. An sich ist das nicht verkehrt, es gibt nur ein gro├čes Problem an der Sache: Sie sind viel zu schwamming formuliert, zu diesen Punkten geh├Âren in der Regel ganz viele Unterpunkte. Bei einem gro├čen Punkt vergisst man oft kleine Teilaufgaben, man kann keine genaue Zeiteinsch├Ątzung treffen, weil der ├ťberblick fehlt, und wo soll man ├╝berhaupt anfangen?

Was muss z. B. bei der Webseite gemacht werden? Muss die ganze Webseite gestaltet werden? Dann w├Ąren kleine Happen wie Brainstorming, Struktur, Navigation, Absprache mit Designer etc. viel besser nachzuvollziehen und vor allem – einzusch├Ątzen. Wenn du neue Blogposts schreiben m├Âchtest, schreib dir am besten f├╝r jedes Thema einen eigenen Punkt auf deiner ToDo-Liste, bedenke bei umfangreichen Blogposts auch Recherche und grafische Aufbereitung. Am besten arbeitest du Blogposts im Batch-Working ab.

#4 Zeitaufwand sch├Ątzen

Jetzt kommen wir zu dem Punkt, der mein Leben unfassbar erleichtert hat, was die Tagesplanung angeht! Schreibe dir hinter jedem Punkt die Zeit, die du vermutlich f├╝r die Erledigung brauchen wirst. Sei hier auf jeden Fall realistisch und ├╝bersch├Ątze dich nicht. ­čÖé Wenn deine Sch├Ątzung zu niedrig ist, kommst du beim Erledigen deiner ToDos ins Straucheln, weil du dir zu viel vorgenommen hast!

Wenn du den Zeitaufwand sch├Ątzt, bedenke z. B. beim Erstellen eines Instagram Posts oder Blogposts daran, dass du auch die Zeit miteinplanst, die du ben├Âtigst, um Bilder herauszusuchen bzw. anschlie├čend auf Instagram aktiv zu sein.

#5 Must-Do & Wanna-Do

Ich habe jeden Tag DREI ToDos auf der ToDo-Liste, die gemacht werden m├╝ssen. Schreib dir wirklich nur drei gro├če ToDos auf, die wirklich dringend erledigt werden m├╝ssen.

Bedenke hierbei, wie viel Zeit du an dem Tag hast, um diese ToDos zu erledigen. Plane aber sowohl deine Pausen ein (wirklich!!) und lasse einen Puffer f├╝r unvorhergesehene ToDos oder Probleme. Suche die ToDos ggf. gem├Ą├č des Batch-Working-Prinzips aus, damit du fokussiert arbeiten kannst. Wenn du nur viele kleine Tasks hast, kannst du auch mehr aufschreiben, aber ├╝bertreibe nicht! Ich w├╝rde maximal 80 % deiner verf├╝gbaren Zeit verplanen.

Wenn du deine drei MUST DOs aufgeschrieben hast, hast du nun Platz f├╝r 1-2 WannaDos. Welche das sind, darfst du nat├╝rlich selbst entscheiden. Empfehlen w├╝rde ich dir auf jeden Fall welche aus der Kategorie 2 – suche dir Aufgaben aus, die dir einerseits Freude bereiten, dich andererseits aber auch weiterbringen, egal ob durch Weiterbildung oder durch mehr Produkte/Angebote. ­čÖé

BONUS-TIPP: Wochenziele definieren

Im ├ťbrigen erreichst du deine gro├čen Ziele leichter, wenn du sie in Monats- und Wochenziele teilst. Aus diesen Wochenzielen kannst du dann deine Tages-ToDos ableiten.

Viel Erfolg bei der Erstellung deiner ToDo-Liste ­čÖé

Liebe Gr├╝├če
Franzi

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